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会則

久留米大学法学部同窓会情報公開ならびに個人情報の保護に関する規則

第1章 総則

(目的)

第1条 この規則は、久留米大学法学部同窓会(以下「本会」という。)の会員の、本会事業運営に関する事柄についての知る権利を尊重し、本会が保有する資料、会計帳簿、その他証拠書類等に関する正当な理由に基づく情報開示を請求できる権利があることを明らかにし、かつ、本会が保有する個人情報の適正な取扱に関して必要な事項を定めることにより本会会員個人の権利利益の侵害を防止し、もって本会会員相互の信頼関係の確保を図り、公正かつ透明な本会の運営に寄与することを目的とする。

(定義)

第2条 この規則において、「資料」とは、本会会計規則第4条各号に掲げる書類のほか、財産および備品の管理に関する証書ならびに台帳等、本会会則第10条に定める本会会議の開催記録等、本会の運営に伴い久留米大学又は久留米大学法学部との間で取り交わされた文書等、その他本会の運営、または運営に伴う支出に関する資料等をいう。
2 この規則において、「個人情報」とは、本会の会員個人に関する情報で、特定の個人として識別され、又は識別が可能なものであり、本会の運営に伴い記録されるもの、又は記録されたものをいう。
3 この規則において、「法律」とは、個人情報の保護に関する法律(平成15年5月30日法律第57号)をいう。
4 第1項の資料のうち、第2項に規定する個人情報に関すること、又はその一部に個人情報に関することが含まれる場合は、かかる該当箇所は前項の「個人情報」とする。

 

第2章 資料の開示

(本会の資料の開示に関する責務)

第3条 本会の事業内容、運営に伴う諸手続、資金の拠出の内容、及び会計の処理方法については適正な資料を整備し、本会会員に対して常に情報開示できる体制を整えておかなければならない。

(本会会員の責務)

第4条 本会会員は、この規則の定めによる情報開示請求行為の権利、または開示された情報を濫用し、本会の建設的な運営や会員相互の権利利益を侵害してはならない。

(情報開示の手続き)

第5条 会員は、この規則の定めるところにより、常任理事会に対し資料の開示を請求できる。
2 資料の開示請求は、その請求の理由を明らかにし文書又は口頭で行うことが出来る。
3 資料の開示は、口頭又は文書で行う。ただし、その開示までに相当の期間を必要とするときは、常任理事会は、期限を定め、その期限までに口頭または文書で資料の開示を行うものとする。
4 会員は、資料の開示方法として資料の写しを希望する場合、原則として資料の写しの作成に要する費用を負担しなければならない。ただし、常任理事会が認めた場合はこの限りでない。
5 第1項ないし第4項において規定する情報開示の手続きは、個人情報については適用されない。ただし、開示の手続きの対象とされた当該情報が本会役員又は相談役の職務遂行にかかる情報であるときは、当該情報のうち、役員又は相談役の職名、氏名及び当該役員としての職務遂行の内容にかかる部分についてはこの限りでない。
6 情報開示の手続きがなされた当該情報の一部に個人情報が含まれており、かつ前項の規定に該当しない場合は、当該個人情報の部分を削除して情報開示の請求者に提示することが出来る。

 

第3章 個人情報の取得及び保護

(本会の個人情報の取り扱いに関する責務)

第6条 本会会員に関する個人を特定できる情報については、本会は個人情報を取り扱う事業者であるとの認識のもと、適切かつ適法な個人情報の管理を行わなければならない。

(個人情報の取得)

第7条 本会の運営に用いる個人情報は、久留米大学法学部(以下「法学部」という。)入学者の本会への入会申し込みの際に取得するものとし、入会者に対してはその利用目的を明らかにし、適法かつ適正な方法により取得するものとする。
2 前項の個人情報の取得方法は、法学部入学者からの入会申込の受理、法学部に委託して行う入会手続き、その他本会への入会手続き等によるものとする。

(個人情報の利用目的)

第8条 本会が取得した個人情報の利用目的は、次の各号に掲げる事項とする。
(1) 会員名簿の作成、その配布、及び本会会員管理台帳の作成と管理
(2) 本会会費等の納入通知、及び会費等の収納管理
(3) 広報誌の作成、及び広報誌並びに出版物の発送
(4) 本会の会員向け行事、または本会が後援する事業行事の広報
(5) 本会の運営に関連した事項についての、会員への連絡、及び問い合わせ等
(6) その他本会の運営に関連すること

(目的外利用、第三者提供の禁止)

第9条 本会が取得した個人情報は、法律および法令等に定めがある場合を除き、前条の利用目的外で使用し、または使用させてはならない。

(利用目的の変更)

第10条 本会の個人情報の利用目的は原則として変更できない。
2 前項の規定にかかわらず、社会情勢の変化、その他やむを得ない事由により利用目的を変更する場合は、変更前の個人情報の利用目的と関連する合理的な範囲で変更することができる。

(個人情報の取り扱いの委託)

第11条 第8条に掲げる個人情報の利用目的の範囲内で、業者等に本会の保有する個人情報の取り扱いを委託する場合、かかる業者に対し個人情報の取り扱いに関する適切な指導、及び監督を行わなければならない。

(個人情報の更新)

第12条 本会の保有する個人情報は、常に最新かつ正確な内容を反映させるよう努めなければならない。

(個人情報の安全管理)

第13条 本会の保有する個人情報の保管に際しては、紛失、破壊、改ざん、漏泄等がないように適切な保護措置を講じなければならない。

(個人情報の取り扱い従事者の教育)

第14条 本会における個人情報を取り扱う者については、個人情報保護にかかる研修を適切に行い、個人情報保護に関する社会情勢等の動向を常に把握するよう努め、個人情報の適切な管理が図られるようにしなければならない。

(本人からの個人情報の開示請求)

第15条 本人またはその代理人は、本会が保有する当該本人にかかる個人情報の内容、または本会の個人情報の利用目的について、合理的な方法により開示の請求を行うことができる。
2 前項の規定により開示された情報について、本人またはその代理人より、情報の訂正、追加、削除の申し出があった場合は、本会常任理事会により必要な調査を行った上、その結果に基づいた必要な訂正等の措置を講じなければならない。

(個人情報の利用停止等)

第16条 前条の規定により開示された情報について、本会の個人情報の利用目的、適正な取得、及び第3者提供の制限に関する規定に違反しているという事実が判明した場合、本会の個人情報はその利用を停止しなければならない。
2 前項に掲げる措置をとった場合において、本会は本人に対して口頭または文書で通知し、かつ、公表しなければならない。
3 前2項の規定により個人情報の利用を停止した後、個人情報の利用を再開始する場合は、その経緯ならびに改善事項等について公表しなければならない。

 

第4章 雑則

(窓口)

第17条 この規則に定める事柄に関連し、資料の開示、ならびに個人情報の保護に関する届け出先、苦情の申し出先は、本会事務局とする。

(法の規定に基づく公表事項)

第18条 本会の個人情報の取り扱いに関する方針、ならびに法律に基づき、明らかし、かつ公表すべき事項については、第6条ないし第17 条に掲げる事項とする。

(事跡の管理)

第19条 第5条の規定に基づき開示請求された事項については、その開示請求された資料の内容、請求日、開示した内容、開示日等の記録を整備し、事務局内に保管するものとする。なお、当該記録の保管期間は、開示請求された資料について本会会計規則第4条に定められた保管期間を準用する。
2 第15 条の規定に基づき開示請求された事項については、その内容、期日、顛末等を記録し、事務局内に保管するものとする。なお、当該記録の保管期間は、事務処理が生じた年度の終了から20 年とする。

附 則
この規則は平成18年5月27日から施行する。

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同窓会会報2017年号
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